第一章 总则
第一条 为规范上海有人公益基金会（以下简称“基金会”）档案管理工作，特制定本制度。
第二条 基金会全体工作人员应树立档案意识，但凡全体员工在各项工作和业务活动中的一切有效资料和文字记录都属于基金会档案应留存的历史资料。
第二章 档案管理分工
第三条 运营部应建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限。
第四条 基金会档案工作目前遵循“分管负责制”，由各部门/业务板块定期归档、及时维护，保证基金会档案的完整、安全。
第五条 基金会运营部统一协调档案管理工作，各部门指定档案管理人员，明确档案管理人员和岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。
第六条 运营部监督管理各类档案的立卷过程，协调各部门/业务板块档案管理员及时完成年度归档；各部门档案管理人员负责及时收集、整理、立卷归档本部门的档案资料，保证档案的真实、完整，并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。
第七条 档案工作人员变动或离职时，须将负责的档案向接办人员交接完整并在交接单中确认。
第三章 归档范围
第八条 行政档案
1. 基金会的制度文件，包括基金会的章程、各类规章制度及文件；第九条 财务档案
1. 会计凭证类：原始凭证（合同、发票、清单等）、记账凭证、发票/收据存根簿、进项税发票抵扣联；第十条 项目档案
（一）立项阶段，包括但不限于：
1．立项表（二）执行阶段，包括但不限于：
1．活动公告（三）结项阶段，包括但不限于：
1．活动满意度调查表第十一条 传播资料档案
1. 基金会各类物品制作及印刷品第四章 立卷
第十二条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷、组卷、编目工作由相关部门负责，运营部/合规总监负责监督。
第十三条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第十五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与相关附件，立在一起，不得分开。
第五章 档案的借阅
第十六条 档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。
第十七条 借阅人员应在各档案管理人员处按照借阅流程登记后，方可在机构内部借阅；如因特殊情况需要带离机构，则应提交内控小组负责人批准。
第十八条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第六章 档案的销毁第十九条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。
第二十条 办理销毁手续，经秘书处批准，方能销毁。
第七章 附则
第二十一条 本制度由运营部拟定、修订并负责解释。
第二十二条 本制度自发布之日起正式实施。