报销和审批管理制度

版本：1.0 

修订日期：2025年3月13日

第一章 总则

第一条 为了规范上海有人公益基金会（以下简称“基金会”）的报销流程，统一费用标准，加强审批授权，防范财务风险，特制定本制度。

第二条 总体原则：

1、从严控制原则。从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理的前提下争取费用最低。
2、费用管理部门负责制：各部门负责人是部门费用决策者和责任人，对本部门发生费用的真实性、必要性、合理性负责。
3、费用发生真实性原则：费用使用人应在费用发生过程中自觉控制、压缩费用、提供记载费用真实发生的合法、有效单据，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。

第三条 适用范围：本制度适用于基金会的所有项目。

第二章  项目收支管理

第四条 项目所有收支活动必须由运营部统一核算和管理，不得设立小金库，严格捐赠票据及其他票据的使用和签发，不得私开有价收据，不得以任何理由将现金或支票私自借与外单位和个人。

第五条 基金会遵循合法、自愿的原则募集慈善资金和物资，对项目实行专项核算，取得的善款收入及时缴存银行并进行账务处理，严禁坐支现金。对收到的实物物资要建立捐赠实物收支账册，根据物资来源、物品品种、数量、公允价值金额等详细登记管理台帐，完成对外捐赠的要出具落地报告，报告中物资收支与台帐必须相符。对于收到的每一笔善款，基金会将在五个工作日之内，提供财政监制统一印刷的收款凭据。

第六条 财务开支审批程序。对于行政和日常经营费用，由单体项目负责人签字，注明用款金额、事项摘要、收款方名称等信息，金额在五万元以上的，报秘书长审核确认后提交理事长审批；金额在五万元以下的，由秘书长审批签字后办理。审批程序不完备的，财务人员有权拒绝办理。

第七条 对于委托执行的项目，按照协议、方案和预算进行执行。相关的原始单据凭证由委托执行方留档，向项目部提交报告。

第八条 项目结余资金和物资管理。基金会实施的项目执行完毕，收支相抵之后有结余的，或者由于特殊原因终止实施出现结余的，可以结转相关用途的项目继续使用，结转使用的资金必须尊重捐赠方的使用意愿，不得擅自改变善款用途。

第三章 项目类报销种类及标准

第九条 项目类报销，严格按照项目预算范围内使用。如超出整体预算或单个预算科目，根据资助方的要求办理相关手续。

第十条 当地交通费，包括：

1、原始票据：地铁票、巴士票、出租车票、网约车电子发票、网约车行程清单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②各类交通票据 ③行程清单。
3、报销标准：出租车一般可以接受的是参会者从家到火车站/机场，机场和酒店间来往打车费用。
4、补充说明：发票上注明所属活动，来回地点、签名，报销日期。出租车票在票据正面，要写上出发点和到达点。如发放交通补贴，上限为50元/人天，并提供交通补贴签收单。

第十一条 差旅交通费，包括：

1、原始票据：《航空运输电子客票行程单》/ 国内机票发票+登机牌、火车票、长途汽车票等。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②各类交通票据。
3、报销标准：飞机为经济舱，火车为二等舱或以下均可。
4、补充说明：发票上注明所属活动，来回地点、签名，报销日期。

第十二条 住宿费，包括：

1、原始票据：发票原件或电子发票、订房明细或网上订购截图、带房间号的酒店明细单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③订房明细或网上订购截图。
3、报销标准：
- 北京、上海、广州、深圳上限为400元/晚；
- 北上广深外的城市上限为300元/晚；
- 县级上限为150元/晚。
- 如累计住宿时间超过5000元，须增加三方报价。

第十三条 餐费，包括：

1、原始票据：发票原件或电子发票、水单（外卖的订单截图）。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③水单（外卖的订单截图）。
3、报销标准：
- 北京、上海、广州：早餐 20 元/ 午餐 50元 / 晚餐 50元
- 除北上广外的市级地区：早餐 20 元/ 午餐 40元 / 晚餐 40元
- 省外出差至县（村）：早餐 10 元/ 午餐 35元 / 晚餐 35元
- 省内出差至县（村）：早餐 5 元/ 午餐12.5元 / 晚餐 12.5元
4、补充说明：
- 早餐补贴仅对于外地参会人员，如果房价已含早餐，则无早餐餐补。
- 超范围发放餐补或安排用餐的，超出的费用由合作伙伴自行承担。
- 本地参会人员，无晚餐补贴，除非有晚场的培训。
- 如果开不出餐饮费发票，请发放餐补。签到表是项目非常重要文件，签到表人数和餐费人数需要相对应。
- 餐费水单中不得出现酒水、饮料，单独列支。

第十四条 活动场地租借费，包括：

1、原始票据：租借合同、三方报价单（5000元以上）、发票原件或电子发票。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②三方报价单 ③合同 ④发票。
3、补充说明：场地租借费可根据情况先签订合同申请支付定金，等活动结束后开具发票。

第十五条 材料费、印刷费、设备租赁费及茶歇费，包括：

1、原始票据：合同或协议（非必须）、发票原件或电子发票、商品明细。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②合同或协议 ③发票 ④商品明细。

第十六条 劳务费用，包括：

1、原始票据：劳务合同、费用发放签字清单（含领取人账号信息）。如果是搞活动，附上活动签到表。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②劳务合同 ③发放签字清单。
3、报销标准：培训师培训费每天上限是2000元。
4、补充说明：
- 劳务费金额800元以上的代扣个税
- 劳务费发放周期超过3个月的必须签订劳务合同
- 劳务费金额超过500元以上的必须签订劳务合同
- 劳务合同需附上培训师简历和身份证复印件

第十七条 志愿者补贴，包括：

1、原始票据：志愿者合同（非必须）、志愿者签到表，志愿者领款单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②志愿者合同 ③发放签字清单。
3、报销标准：志愿者补贴上限为每天100元 （含餐饮和交通费）。如果安排午餐的话，志愿者补贴为50元。

第十八条 退票费报销，包括：

1、原始票据：退票手续费凭证
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②退票手续费凭证。
3、补充说明：支出凭单上写明所属活动及退票原因。

第十九条 项目备用金借款：

1、原始票据：活动请款表、借款单
2、粘贴顺序：①借款单 ②活动请款表

第二十条 其他说明：

1、不在以上列表中的费用，需要提前申报。一般情况下请按预算中的费用类别合理消费；
2、其他不予承担的费用：
- 酒，烟草和其他类似礼物和物品。
- 为个人而不是项目或办公室用途的费用；
- 缺少足额合理发票的费用；
- 仅为个人使用而购买设备的费用；
- 非员工支付的费用报销；
- 支付记者劳务费。

第四章 行政报销种类及标准

第二十一条 行政类支出分为项目预算内和项目预算外支出。项目内支出严格控制在项目预算限额范围内使用。项目预算外支出，列入日常行政管理费用。

第二十二条 办公用品采购，包括：

1、原始票据：发票原件或电子发票、商品明细清单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③商品明细清单 ④网上支付截图
3、补充说明：办公用品库存清单，每月核对一次。

第二十三条 固定资产采购，包括：

1、原始票据：采购申请单、采购合同（非必须）、三方报价单（5000元以上）、发票原件或电子发票、商品明细清单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②采购申请单 ③采购合同 ④三方报价单 ⑤发票 ⑥商品明细清单 ⑦网上支付截图
3、补充说明：固定资产做台账，每季度核对一次。

第二十四条 快递费、闪送费、物流费，包括：

1、原始票据：发票原件或电子发票、运单明细或手机截图。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③运单明细或手机截图。

第二十五条 外出办事交通费，包括：

1、原始票据：巴士票、地铁票、出租车票、网约车电子发票、行程单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②各类交通票据 ③行程清单。
3、补充说明：发票上注明事由，签名，报销日期。出租车票在票据正面，写上出发点和到达点

第二十六条 房租、物业费、水电费、宽带费，包括：

1、原始票据：缴费通知书（根据各单位情况非必须）、发票。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②缴费通知书 ③发票。
3、补充说明：初次签约需要提供租赁合同、产权证明、支付的押金单。

第二十七条 招待费（餐费/礼物），包括：

1、原始票据：发票、水单。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③水单。
3、补充说明：发票上注明事由，签名，报销日期。酒水、饮料不得出现在水单里。

第二十八条 设备、房屋等维修费，包括：

1、原始票据：发票、维修单等。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②发票 ③维修单等。
3、补充说明：大额维修事先请示，批准后再执行。

第二十九条 工资、五险一金，包括：

1、原始票据：工资单、社保缴费通知书、社保缴费证明、单位社保清册、公积金缴费证明、单位公积金清册。
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②工资单 ③社保缴费通知书 ④社保缴费证明 ⑤单位社保清册 ⑥公积金缴费证明 ⑦单位公积金清册。

第五章 财务类报销种类及标准

第三十条 财务类支出分为项目预算内和项目预算外支出。项目内支出严格控制在项目预算限额范围内使用。项目预算外支出，列入日常行政管理费用。

第三十一章 审计费报销，包括：

1、原始票据：审计约定合同、发票
2、粘贴顺序：①支出凭单 ②合同 ③发票。

第三十二章 银行询证费报销，包括：

1、原始票据：银行提供的费用单
2、粘贴票据：①支出凭单 ②银行费用单。

第六章 报销规范

第三十三条 原始票据收齐后填写支出凭单，所有单据扫描后通过各单位的企业微信走OA审批流程。如审批驳回的，请审批人写明原因。

第三十四条 原始票据中涉及的合同或协议必须是经过审批后的盖章有效文件。

第三十五条 审批全部通过后，财务人员在5个工作日内处理付款事宜。

第三十六条 每周二和周五集中处理报销审批。报销人员可随时提交各类审批。需加急处理的报销审批，须提前1天申请，并经项目总监同意。

第三十七条 发票报销越及时越好，最长报销期限不超过半年，大额发票（1万元以上）不跨年。

第三十八条 每年度12月20日为年度报销截止日期，如遇特殊情况第二年1月15日为最终截止日期。

第七章 审批规范

第三十九条 审批权限表：

第四十条 审批流程：

 

第八章 附则

第四十一条  本制度由项目部制订，本制度的解释权和修改权属于项目部。 

第四十二条  本办法自理事会通过之日起生效。